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Seit 2015 treibt mich das Thema GoBD und Verfahrensdokumentation um. Warum auch immer war ich schon 2015 der Auffassung, dass dies eine große Bedeutung entwickeln wird und habe meine Mandanten schon 2015 geschult und vorbereitet.
Die aktuellen Entwicklungen im Bereich BP und Kassennachschau, nämlich dass die formellen Anforderungen mindestens genauso wichtig werden wie die sachlichen, haben mittlerweile alle erkannt und fangen an das umzusetzen. Die Steuerberaterkammern weisen Ihre Mitglieder auf diese Themen hin, sogar die DATEV bietet jetzt Seminare in diesem Bereich an und stellt seit kurzem kostenloses Marketing-Material zur Verfügung damit die Berater endlich anfangen dieses Thema ernst zu nehmen.
Ich erzähle auf meinen Vorträgen immer, dass man die FIBU 2020 nur in 2020 formell richtig machen kann, es gibt keine zweite Chance. Und dass die FIBU 2020 auch noch einer BP 2025 standhalten muss.
5 Jahre Weiterentwicklung von Prüfungsmethoden und eine neue Prüfergeneration werden die BP weiter verändern und dass der Wind schärfer geworden ist, haben wir alle schon gemerkt. Mittlerweile stehen den Prüfern Daten in unbegrenztem Ausmaß zur Verfügung. Wir werden so manche Überraschung erleben, welche unrichtigen Schlussfolgerungen aus den Daten gezogen werden. Der einzige Schutz für unsere Mandanten ist die formell richtige Buchführung, dann hat das Finanzamt die Beweispflicht. Ohne formell ordnungsgemäße Buchführung ist man dann den Schätzungen des Finanzamts ausgeliefert und kann das erst vor dem Finanzgericht wieder einfangen.
Ich habe schon einige sogenannte Vollschätzungsfälle, also Fälle in denen das Finanzamt die Buchführung verwirft und die Besteuerungsgrundlagen im ganzen schätzt, begleitet. Diese Fälle endeten immer mit Verlieren auf allen Seiten. Der Unternehmer verliert im besten Fall viel Geld. Der Vorberater das Mandant und seinen Ruf. Selbst das Finanzamt muss in weiten Bereichen nachgeben um solche Fälle zu lösen. Aus diesen Erfahrungen heraus habe ich die Überzeugung gewonnen, dass es ohne GoBD konforme Buchführung nicht geht.
Da ich mich seit 2015 mit dem Thema beschäftige, habe ich schon früh versucht das Thema Verfahrensdokumentation für meine Mandanten in den Griff zu kriegen. Denn es gibt so gut wie keine GoBD konforme Buchführung ohne eine Verfahrensdokumentation. Die ersten Versuche mit Word-Vorlagen waren nicht so richtig zufriedenstellend. Mittlerweile habe ich einen Software-Anbieter gefunden, der üblicher Weise Software für Unternehmensberater und QM-Systeme (ISO-Zertifizierungen usw.) entwickelt. Das war eine mehr als glückliche Fügung. Wir konnten das Thema softwareunterstützt aufbereiten und daneben Bereiche wie Zuschüsse, Datenschutz, IT-Sicherheit usw. mit einbauen.
Zusammen mit der Firma Alchimedus Management GmbH haben wir ein System entwickelt um Verfahrensdokumentationen nach GoBD zu erstellen. Seit März 2019 läuft das System und wir fangen an Berater (Steuer- und Unternehmensberater) darauf zu schulen. Nach dem Software-Update Ende August ist die Software reif für den Markt. Das System ist umfangreicher als Mitbewerber, die sich nur um Teilbereiche (Belegablage, Kasse, ersetzendes Scannen) der GoBD Anforderungen kümmern. Teile wie Datenschutz und IT-Sicherheit werden von den meisten Anbietern komplett ausgeklammert. Hier hatte unser Partner aber schon Systeme am Markt, die wir einfach integrieren konnten.
Neben der eigentlichen Verfahrensdokumentation erfolgt die Ausgabe eines Beratungsberichts um die GoBD/VFD Beratung, wenn möglich bei den Förderstellen bezuschussen zu lassen. Ich selbst bin zertifizierter Berater bei go-digital, Unternehmenswert Mensch plus, BAFA, RKW und KFW. Hierzu haben wir eine Beratungsfirma aus der Steuerberatung ausgegründet (www.smarter-beraten.de). Je nach Bundesland können 50%-80% Zuschuss beantragt werden. In unseren Schulungen berichten wir auch darüber wie man diese Zuschuss-Töpfe erschließen kann.
Jede Erstellung einer Verfahrensdokumentation endet letztendlich in einer Prozess-Beratung. Man beschreibt die Prozesse und verbessert sie gleichzeitig. So wird aus der Pflicht für das Finanzamt ein Nutzen für alle Beteiligten.
Ich habe diese Systeme in erster Linie zum Schutz meiner Mandanten entwickelt. Da sie aber nun schon fertig sind und die weitere Entwicklung auch Investitionen in Zeit und Geld erfordern, habe ich beschlossen einen Vermarktungsversuch zu starten.
Frank Hahn, Steuerberater und Dipl.-Finanzwirt (FH) – Initiator und GoBD Direkt® Entwickler
Wir sind ein Team aus erfahrenen Steuer- und Unternehmensberatern.
Mehr als 100 Berater arbeiten mit unserem GoBD-Direktsystem: bundesweit!
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Wiesenweg 20
97618 Hohenroth
Tel.: +49 (0)9773 899 4444
Email: sekretariat@gobd-direkt.de
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